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Cet évènement a été labellisé COP21
par la Métropole Rouen Normandie
MERCI POUR LEUR SOUTIEN :
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Une initiative

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Tel  07 88 74 77 61

INFO ORGANISATION ET BENEVOLES

(Page provisoire avant mise en ligne du site)

OBJECTFS

  • Promouvoir la pratique de la marche nordique et du sport nature et santé en général

  • Proposer une "nouvelle offre »  aux sportifs de la région et d’ailleurs

  • Valoriser le pays d’Elbeuf et les forêts de notre territoire

  • Fédérer et promouvoir les associations locales dédiées aux activités santé et bien-être

  • Associer les clubs et associations d'activités nature de la région : marche nordique, trail, VTT et randonnée

  • S’engager dans une démarche citoyenne : respect de l’environnement  et  solidarité (réversion d’une partie des bénéfices)

FACTEURS CLES LE DE SUCCES

  • Engagement d'un "noyau dur" de bénévoles pour la conduite du projet dans la durée

  • Capacité à mobiliser un nombre conséquent de bénévoles pour le "jour J"

  • Capacité à mobiliser et fédérer des institutions, clubs et partenaires pour un accompagnement efficace

  • Conduite rigoureuse du projet pour garantir une organisation sans faille

  • Communication fluide entre tous les membres du projet

  • Communication externe efficace pour promouvoir l'événement

  • ET : donner l'occasion à tous de donner le meilleur.... et prendre du plaisir: Conjuger rigueur et convivialité

ORGANISATION EN MODE PROJET

  • Identification des «chantiers » et  gestion de listes des tâches à accomplir

  • Mise en place d’un « comité opérationnel » par chantier

  • Mise en place d’un comité de pilotage pour l’orientation et le suivi des travaux

  • Constitution optimale des comités avec un animateur et des membres volontaires en fonction de leurs envies et compétences

  • Gestion d’un planning d’avancement des travaux

  • Gestion du budget

LES COMITES ET CHANTIERS IDENTIFIES

(sous réserve d'évolutions en fonction des besoins)

Comité de pilotage

Animation : Patrice (Expérience communication, gestion événementielle et conduite de projet)

Membres : A minima, animateur de chacun des comités opérationnels

Mission : Organiser et suivre le déroulement des travaux

Les "comités chantiers" sont pilotés par un animateur, qui intègre les informations recueillies lors des réunions du comité de pilotage, rend compte de l'avancement des travaux et fait part des éventuelles difficultés rencontrées.

En tant qu'animateur du comité de pilotage, Patrice participe à la première réunion de chaque comité opérationnel pour présenter le cadrage du chantier, participer aux échanges et présenter l'outil de suivi (Trello).

Si nécessaire, il peut participer à des réunions intermédiaires, à la demande de l'animateur du chantier.

Compte tenu de son expérience et son "tissu relationnel pas encore trop lointain", il animera le chantier Partenariats/communication.

NB : Les "comités chantiers" peuvent intégrer des membres des partenaires, dont les collectivités, clubs et                               associations collaborant au projet. Toutes les bonnes volontés son les bienvenues !

CHANTIERS GENERAUX

Autorisations, sécurité, Assurances 

Constitution du comité

Animateur :

Membres :

  • Sollicitations pour accord de principe  (préparation argumentaire) :

    • Municipalités : Elbeuf/Site de l'événement

    • FFA

    • ONF

  • Organsiation Sécurité : poste de secours/médecins

  • Finalisation d'un dossier pour accord définitif : Solliciation préfecture

  • Inscription calendrier des courses

  • Assurance organisateur de course

Tâches

Sollicitation associations

locales + clubs voisins

  • Liste des associations et clubs potentiellement concernés

  • Sollicitations (préparation argumentaire)

  • Rencontres de présentation individuelles

  • Réunion collective d'info/échanges sur l'organisation de l'événement

  • Liste et modalités des animations

  • Organisation opérationnelle sur l'événement

Tâches

Constitution du comité

Animateur :

Membres :

Tâches

Constitution du comité

Animateur :

Membres :

  • Prise en compte des besoins en liaison avec les autres chantiers

  • Identification des sources et relais de recrutement

  • Appel à volontariat

  • Organisation des contributions (fiches de mission)

  • Gestion et suivi des listes de bénévoles et suppléants

  • Pilotage le jour J

  • Réunion d'information préalable

  • Réunion de débriefing et de remerciements après l'événement

"Recrutement" et animation

des bénévoles

Communication / Partenariats

  • Sollicitation partenaires potentiels : Collectivités territoriales / Institutionnels / Privés

  • Création du logo

  • Depot de marque (?)

  • Creation site internet / Page facebook / Blog

  • Réalisation d'un plan et des supports  de commununication :

Communiqués et dossiers de presse /  Affiches / Banderoles-Oriflammes / Articles-newsletter /  animation réseaux sociaux

  • Plan média :

Partenaires / Collectivités / Réseaux sociaux / Blogs MN / Clubs / Comités d'entreprise / Presse-médias

Constitution du comité

Animateur : Patrice

Membres :

Tâches

Finances

  • Elaboration et suivi du budget

  • Ouverture de compte bancaire dédié

  • Gestion de la trésorerie

  • Affectation du résultat

Constitution du comité

Animateur : 

Membres :

Tâches

CHANTIERS OPERATIONNELS

Inscriptions / Dossards / Chronometrage / Classements /

PC course

Tâches

Constitution du comité

Animateur : 

Membres :

  • Définition des catégories et challenges

  • Choix des prestataires inscriptions / chronométrage / dossards + Tests

  • Accueil participants et remise des dossards

  • Réglement

  • Parcours

    • Tracé définitif/ Balisage / Gestion signaleurs / Ouverture / Cloture / Ravitaillements / Netoyage

    • Sécurité : poste sécurité ; gestion des accès

    • Rapatriement des abandons

  • PC Course​

    • Gestion  départs-arrivées / Suivi évolution des  courses / Supervision chronométrage-Classements / Sanctions pour non respect du règlement n/ Gestion sécurité en relation avec les secours

Tâches

Logistique

  • Organisation / Aménagement du "village"

  • Arche départ/arrivée

  • Podium

  • Tentes / barnum

  • Commodités : douches / toilettes

  • Lots aux participants

  • Récompenses ; coupes et médailles

  • Relation avec les collectivités

Constitution du comité

Animateur : 

Membres :

Tâches

Animations

  • Accueil orientation participants / Gestion parking

  • Speakers / animateurs

  • Remise des prix

  • Coordination des activités

  • Conférence

  • "Festivité

  • Animations musicales

  • Déguisements bénévoles

  • Marché du terroir

  • Buvette

  • Restauration

Constitution du comité

Animateur : 

Membres :

"BOITE A OUTILS"

Les nombreux outils du marché, puissants, simples d’utilisation et gratuits pour la plupart, facilitent grandement la mise en oeuvre du projet

Pour le pilotage des chantiers et des activités

 

  • Organisation, répartition et suivi des tâches : Trello

  • Mise à disposition de matrices de documents : compte rendus de réunion ; fiches de temps passé (pour valorisation dans le budget), éventuellement fiches de frais) ; dossiers ; argumentaires : suite google drive (voir ci-dessous).

Pour la communication interne et les échanges :

  • Pour des échanges rapides sur smartphone, partagés par tous, permettant  de fluidifier l'info : Whast app

  • Pour le travail collaboratif : suite google drive (équivalent de word, excell et power point)  mais permettant à tous de travailler en même temps sur le même document (propositions de modifications, commentaires, ...)

  • Pour recueillir, des avis, des idées, organiser des forums  : google forms

Pour la communication externe :

  • Création et référencement de site internet ; création de blog : Wix

  • Réseaux sociaux : Facebook, Youtube, éventuellement twitter, pinterest,...

  • Mail dédié : google ou wix

Pour la gestion opérationnelle :

  • Dépôt de marque : site de l'INPI

  • Tracé et dénivelé des parcours :  Viewranger (ou autre) ; Relive (pour une représentation dynamique)

  • Gestion des inscriptions et paiement en ligne : Adéorun

  • Chrométrage et classements : prestataire ou GmCAP